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局内制度
辽宁省机关事务管理局档案管理制度
 
来源:局办公室   时间:2019年10月31日

辽宁省机关事务管理局档案管理制度

 

为了加强机关档案工作,推进机关档案科学、规范管理,丰富档案资源,为我局各项工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》和《机关档案管理规定》等法律法规,结合我局实际,制定本制度。

一、基本原则

1、集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即局本级文书综合档案,由局办公室集中统一保管;人事档案扶贫档案和廉政档案由机关党委办公室(人事处)保管;会计档案由财务审计处保管;资产档案由资产管理处保管;办公用房档案由局办公用房管理处保管;公共节能档案由公共节能处保管;公务用车档案由公务用车管理处保管;接待档案由接待二处保管;省直住房制度改革及省级领导房产、产权相关档案由住房管理处保管。其他业务处室、直属单位档案由各处室档案员负责保管。

2、各处室、直属单位形成具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

3、局办公室负责指导局机关档案管理工作,设立综合档案室,配备与工作量相匹配的专兼职档案工作人员,具体承担机关档案业务工作。局办公室档案员专职保管局机关文书档案。各部门、直属单位要指定专人收集、整理档案资料,通过局机关档案室审核同意后,于第二年3月底前向局机关档案室归档;采用办公自动化或其他业务系统的,应当随办随归。

4、各部门、直属单位档案管理办法,参照本制度执行。

二、立卷归档

(一)归档范围

凡是具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、上级机关的文件材料:

1.1 上级机关下发的需要贯彻执行的文件材料。

1.2 党和国家领导人、人民代表及上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料。

1.3 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

1.4 上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物、转载等)。

2、本级机关的文件材料:

2.1 本级党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、工作会议的全套会议文件,以及各种声像材料,由召开机关收集归档。

2.2 局党组、行政领导会议文件,局召开的工作会议、专业会议材料。

2.3 局颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

2.4 局请示文件与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本局的批复文件。

2.5 局及其机关职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。

2.6 反映局业务活动、科学技术管理和资产管理的专业技术文件材料。

2.7 局检查下级单位工作并调查研究形成的重要文件材料。

2.8 局本级汇总的统计表和统计分析资料,以及局机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。

2.9 机关党委、团委、工会的重要文件材料。

2.10 内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告等。

2.11 局领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。

2.12 局机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。

2.13 局成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件。

2.14 局制定的工作条例、章程制度等文件材料。

2.15 历史沿革、大事记、年鉴,反映本局的重要事件简报、声像材料、荣誉奖励证书,以及有纪念意义和凭证性的实物、照片、录音、录像等文件材料。

2.16 局对干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任的文件材料;局党员、团员、干部、工人的名册、报表;纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。

2.17 局机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党员、团员、工会组织介绍信及存根。

2.18 局机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

2.19 局编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本。

2.20 局与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

2.21 局外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

2.22 各种普查工作中形成的文件材料。

2.23 按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料:

3.1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

3.2 有关业务机关对本机关有关工作检查形成的重要文件。

3.3同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

4、下级机关的文件材料:

    4.1 下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计材料、财务预算、决算等文件。

5、局机关形成的电子文件档案。

(二)归档时间和要求

1、归档时间

    1)各部门、各单位将办理完毕的各类文件材料,在第二年的3月前由文书或指定负责人收集、整理,履行移交程序,交局档案室。

2)送交局档案室集中管理的档案应在每年的3月底前由档案员整理、归档。

3)局召开党组及全局所有工作会议形成的全部文件材料,在会议结束后3日内由主办部门收集整理后送交局档案室归档。

4)局领导外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束后7日内交局档案室归档。

5)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年1月底前送交局档案室。

6)人民代表、政协委员的建议、提案的处理情况、协会刊物、大事记、介绍信存根等均于第二年3月前送交局档案室。

7)涉及局权属的房、地产的文书档案、凭证等,其正本或原件由局办公室统一保管。

8)经由局审批同意的重要经营业务形成的合同及相关原始文件、材料,其正本由局统一存档管理,于业务形成后20个工作日内,交局档案室验收存档。

2、归档要求

1)归档的文件、材料要收集齐全,根据国家档案局有关案卷质量的要求进行分类立卷,遵循文件、材料的形成规律,按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷,使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌,以便于保管和利用。

2)归档的案卷,卷内文件整理以“件”为单位,一般每份文件为一件。

3)案卷的标题要简明准确,保管期限要划分明确,案卷目录和全引目录一式三份。

4)归档的案卷需编制移交清册一式三份,经档案保管员逐卷检查清点无误后,方可办理移交手续。

5)归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案一式贰份。

6)档案员要随时收集、整理档案材料,及时立卷。要对接收的归档文件、资料进行核对、登记,对不符合归档标准的,应退回立卷处室重新整理。

7)撰写的归档文字材料,必须用黑色碳素笔书写,禁止圆珠笔、复写纸书写,粘贴装订要符合档案技术保护要求,如不符合要求,复印后再存档。

8)各有关处室需要归档的文件,资料如未归档,给工作造成影响和损失的,要追究直接责任人的责任;造成重大损失的,追究处室负责人和直接责任人的责任。

三、档案保管

(一)档案保护

  1、档案管理人员要忠于职守,提高安全保密意识,自觉做好安全防范工作,确保档案资料的完整和安全。要按年代、保管期限科学管理档案,排放整齐,以利查阅方便。

  2、凡档案室的全部档案,要登记在册,防止遗漏,并经常进行检查核对。对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料,及时进行裱糊和复制。

  (二)库房、设备管理

  1、档案库房门窗要坚固严紧,出入随时锁门,库房钥匙由档案人员管理,遇有丢失情况要及时报告。

  2、库房内严禁吸烟,禁放易燃物品,库房要配备防火、防盗报警装置,配备监控设施,消防器材定期检查,要定期检查档案保管状况,并做到防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光。

3、非本室工作人员,未经批准,一律不得进入档案库房。经准许进入时,要有专人陪同,以确保安全。

四、档案保密

  1、档案工作人员要规范地执行《中华人民共和国保守秘密法》和《中华人民共和国档案法》,自觉遵守保密纪律,积极采取措施,确保档案秘密。

  2、档案室保管的全部档案,以原件秘级为准,严格掌握。严禁私人借阅档案或在普通电话中查询档案内容。

  3、严格执行档案管理制度,按照审批权限和借阅范围借阅档案资料,查阅档案材料应在档案室进行,一般不得将档案带出档案室,必须摘抄档案内容的,要按机密程度办理,严禁私自摘抄、复制。

  4、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房,更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密,严禁在私人通讯中涉及档案秘密。

  五、档案利用

  1、积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

  2、机关各部门和各单位借阅档案,须经部门和单位及局办公室负责人批准,并办理借阅手续。查档案者必须遵守档案室的各项规章制度,填写《辽宁省机关事务管理局档案调阅登记表》,及时进行利用效果反馈。

3、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经本局领导批准,方可查阅,不得抄录或借出。查阅档案应在阅览室内进行,不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁、做标记等。

六、本制度由局办公室负责解释,自印发之日起施行。此前印发的相关制度废止。

 

 

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